Xây doanh nghiệp tự vận hành để người chủ không phải “ôm” mọi việc
Một doanh nghiệp có thể lớn lên nhờ sự nỗ lực của người sáng lập, nhưng để phát triển bền vững, doanh nghiệp không thể mãi phụ thuộc vào một người. Đây là một trong những nội dung quan trọng được ông Trần Trí Dũng – Tổng giám đốc Công ty Tương Việt Hoa Sen, chia sẻ tại lớp tập huấn trực tuyến về “Xây dựng hệ thống doanh nghiệp tự động”, do Dự án Khởi nghiệp Xanh (Trung tâm BSA) tổ chức chiều 30/6. Đây là một trong nhiều hoạt động nhằm hướng đến Cuộc thi Dự án Khởi nghiệp Xanh 2026.
Thông qua phần chia sẻ, ông Dũng kể về hành trình hơn 16 năm xây dựng doanh nghiệp của mình, từ một người học kế toán, đến khi tiếp quản cơ sở sản xuất gia đình rồi từng bước xây dựng hệ thống vận hành tự động.
Ông Dũng cho biết, “tôi học kế toán nhưng khi về tiếp quản doanh nghiệp thì phải học lại từ đầu, từ cách nấu tương, bán hàng cho đến quản trị con người”.
Ông Dũng nói vui rằng, làm chủ là làm luôn cả chủ nhật, khi nhân viên hết giờ thì nghỉ, còn người chủ thì làm đến khi hết việc mới thôi. Chính vì vậy, người chủ càng phải biết xây dựng hệ thống để doanh nghiệp có thể vận hành ổn định, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào sức của bản thân.
Không chạy đua với “ông lớn”
Một trong những lời khuyên được nhiều học viên quan tâm là cách ông Dũng nói về sự lựa chọn thị trường khi mới bắt đầu. Bằng kinh nghiệm trải nghiệm của mình, ông Dũng cho rằng, nhiều doanh nghiệp nhỏ thất bại vì muốn cạnh tranh trực diện với những thương hiệu lớn ngay từ đầu.
“Khởi nghiệp khi còn quá nhỏ mà nhảy ra đường quốc lộ để cạnh tranh với người đầu ngành thì chỉ có vỡ trận thôi”, ông Dũng nói.
Ông Dũng ví, thay vì “châu chấu đá voi”, doanh nghiệp nhỏ cần tìm cho mình những thị trường ngách, những nhóm khách hàng đặc thù hoặc những phân khúc mà các doanh nghiệp lớn chưa chú trọng. Đây cũng chính là con đường mà Tương Việt Hoa Sen từng lựa chọn khi phát triển sản phẩm.
Một yếu tố nữa, theo ông Dũng là doanh nghiệp khởi nghiệp cần chuẩn bị nguồn vốn đủ để duy trì hoạt động ít nhất 5-6 tháng trong trường hợp chưa tạo được doanh thu ổn định.
Bán hàng đừng chỉ chăm chăm vào sản phẩm
Theo ông Dũng, nhiều người vẫn nghĩ sản phẩm ngon là đủ để thành công mà không hiểu rằng, thị trường hiện nay đã thay đổi rất nhiều, phải giải quyết một vấn đề của xã hội.
“Tôi nghĩ rằng, giá trị của sản phẩm ngày nay không chỉ nằm ở chất lượng cốt lõi mà còn được tạo nên bởi bao bì, dịch vụ, thương hiệu và cả câu chuyện phía sau sản phẩm. Đã qua cái thời “tốt gỗ hơn tốt nước sơn” rồi. Bây giờ phải vừa tốt gỗ, vừa tốt nước sơn”, ông Dũng cho biết.
Theo đó, doanh nghiệp cần đầu tư đồng thời vào thiết kế bao bì, dịch vụ khách hàng, các chứng nhận chất lượng, xây dựng thương hiệu và định vị sản phẩm, thay vì chỉ tập trung vào chất lượng bên trong.
Từ lập luận trên, ông Dũng chia sẻ với các doanh nghiệp khởi nghiệp mô hình “tam giác thành công” của doanh nghiệp, trong đó marketing và bán hàng chiếm vai trò lớn nhất, tiếp đến là sản phẩm và cuối cùng là quản trị. Theo ông, nếu không có khách hàng thì dù sản phẩm tốt đến đâu cũng rất khó phát triển.
Doanh nghiệp phải lớn lên bằng hệ thống
Theo ông Dũng, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng sẽ trải qua những giai đoạn phát triển, từ: khởi nghiệp, tổ chức công việc, tự động hóa, nhân bản và hội nhập quốc tế.
Trong đó, giai đoạn khó nhất chính là chuyển từ việc người chủ tự làm mọi việc sang xây dựng hệ thống để doanh nghiệp tự vận hành. Kể về điều này, ông Dung cho hay, Tương Việt Hoa Sen đã mất khoảng bốn năm để đưa mức độ tự động hóa lên khoảng 83%.
Ông Dũng ví việc xây doanh nghiệp giống như xây một ngôi nhà, “xây doanh nghiệp cũng giống như xây nhà. Phải có bản vẽ, nếu cứ xây mà không có bản vẽ thì lúc đầu có thể vẫn ổn, nhưng càng xây cao thì càng lung lay”.
Theo ông, hệ thống quản trị chính là “bản vẽ” của doanh nghiệp. Khi có quy trình rõ ràng, người chủ sẽ giảm được việc xử lý sự vụ mỗi ngày và có nhiều thời gian hơn để hoạch định chiến lược.
Ông Dũng chia sẻ về “12 tầng quản trị doanh nghiệp trường tồn”. Theo đó, doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài phải xây dựng từ nền móng gồm sứ mệnh, tầm nhìn, văn hóa doanh nghiệp, sau đó mới đến cơ cấu tổ chức, KPI, quy trình, quy chế và quản trị rủi ro… Trong đó, quy trình là yếu tố đặc biệt quan trọng.
“Quy trình là tài sản của công ty. Nếu không có quy trình thì doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào một ngôi sao. Ngôi sao nghỉ việc là mọi thứ cũng đi theo. Còn người đi mà quy trình ở lại thì mình vẫn tìm được người khác thay thế”, ông Dũng nói.
Theo ông Dũng, đây cũng là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có thể nhân rộng mô hình hoặc phát triển theo hình thức nhượng quyền. Ở nội dung này, ông Dũng nhấn mạnh, nhân bản không đơn thuần là mở thêm cửa hàng.
“Nhân bản là cửa hàng A, B, C hay D đều phải cùng một công thức, cùng một chất lượng. Nếu mỗi nơi một kiểu thì đó chỉ là bán franchise chứ chưa phải nhân bản”.
Cuối cùng ông Trần Trí Dũng cho rằng, dù công nghệ phát triển đến đâu thì người chủ doanh nghiệp vẫn phải không ngừng học tập để nâng cao năng lực quản trị. Trong đó, có năm tiêu chí quan trọng khi lựa chọn nhân sự quản lý gồm: có năng lực chuyên môn, có tâm, có khát vọng phát triển, chính trực và luôn học hỏi.
